Ein Nachtdienstmitarbeiter, der seine Schicht um 6 Uhr beendet und seinen RTT-Saldo überprüfen möchte, stößt oft auf einen bereits besetzten Arbeitsplatz des Gesundheitsmanagers. Von einem persönlichen Smartphone aus kann die Verbindung zum Extranet-Portal des CHU von Clermont-Ferrand manchmal ohne Erklärung blockiert werden. Diese Art von täglichen Reibungen betrifft die Mehrheit der nicht-medizinischen Mitarbeiter, die Chronos Santé nutzen, um ihre Dienstpläne und Arbeitszeitdaten einzusehen.
Extranet-Portal des CHU Clermont-Ferrand: Was bei der Verbindung hakt
Der Zugang zu Chronos erfolgt über das Authentifizierungsportal des CHU, das auf der Domain extranet.chu-clermontferrand.fr gehostet wird. Man gibt seine Benutzer-ID (in der Regel die Mitarbeiternummer) und sein Passwort ein. Im internen Netzwerk des Krankenhauses ist die Verbindung direkt.
Das Problem tritt auf, wenn man versucht, sich von außen zu verbinden. Französische Krankenhäuser führen schrittweise die Multi-Faktor-Authentifizierung für externe Zugriffe ein. Konkret kann ein zweiter Faktor (Code, der per SMS gesendet wird, App wie Microsoft Authenticator oder OTP-Code) für jede Verbindung außerhalb des internen Netzwerks erforderlich sein.
Im CHU von Clermont-Ferrand variieren die Rückmeldungen zu diesem Punkt: Einige Mitarbeiter berichten von einem direkten Zugang von zu Hause, während andere auf eine zusätzliche Validierungsanfrage stoßen. Diese Diskrepanz erklärt sich durch die schrittweise Einführung des MFA je nach Abteilung und den von der IT-Abteilung konfigurierten Zugangsprofilen.
Um auf Chronos CHU Clermont-Ferrand ohne Blockierung zuzugreifen, spart man Zeit, indem man seinen Zugang vor dem ersten Versuch außerhalb des Standorts vorbereitet, anstatt die Prozedur an einem Sonntagabend zu entdecken.
Zugang zu Chronos Santé vor der ersten externen Verbindung vorbereiten
Die meisten Verbindungsfehler resultieren aus einem im Vorfeld schlecht konfigurierten Konto. Bevor man das Krankenhaus verlässt, ermöglichen drei Überprüfungen, eine Blockierung aus der Ferne zu vermeiden.
- Überprüfen, dass die Handynummer korrekt im HR-Verzeichnis des CHU angegeben ist, da diese Nummer den Validierungscode erhält, wenn das MFA für Ihr Profil aktiviert ist.
- Eine erste Verbindung zum Extranet-Portal von einem internen Arbeitsplatz aus testen, um sicherzustellen, dass das Passwort funktioniert, und dann das temporäre Passwort ändern, falls die IT-Abteilung eines vergeben hat, als das Konto eröffnet wurde.
- Die vom CHU empfohlene Authentifizierungs-App (in den meisten Fällen Microsoft Authenticator) auf dem persönlichen Telefon installieren und mit dem Mitarbeiterkonto verknüpfen, bevor man das interne Netzwerk verlässt.
- Die genaue Adresse des Portals in den Favoriten speichern: Ein Tippfehler in der URL führt zu einer generischen Fehlerseite, die nicht die richtige Adresse angibt.
Diese Schritte erscheinen offensichtlich, aber es zeigt sich, dass die Mehrheit der Tickets, die beim IT-Support des CHU eröffnet werden, Probleme mit Passwörtern oder nicht konfigurierten zweiten Faktoren betreffen.
Navigation in Chronos Santé: Dienstplan, Saldo und Abwesenheitsanträge
Nach dem Einloggen bündelt die Benutzeroberfläche von Chronos Santé die Arbeitszeitdaten des Mitarbeiters. Die Software, die von Asys herausgegeben wird, deckt die Bedürfnisse der nicht-medizinischen und medizinischen Mitarbeiter des CHU von Clermont-Ferrand ab. Die Einrichtung verfügt über 1.932 Betten, die auf 3 Standorte verteilt sind, und Chronos verwaltet die Dienstpläne für den gesamten Bereich, einschließlich der Einrichtungen des GHT Allier-Puy-de-Dôme.
Seinen Dienstplan und seine Zähler einsehen
Der Hauptbildschirm zeigt den Monatsdienstplan mit den vom Gesundheitsmanager genehmigten Zeiten an. Die Zähler (Überstunden, RTT, Jahresurlaub) erscheinen in einer Zusammenfassung. Die Daten werden nach Genehmigung durch den Gesundheitsmanager aktualisiert, nicht in Echtzeit: Eine Verzögerung von einigen Tagen ist nach einer Planänderung normal.
Um einen Saldo zu überprüfen, bevor man einen Antrag stellt, sollte man den Zähler-Tab konsultieren, anstatt manuell im Dienstplan zu zählen. Die beiden stimmen visuell nicht immer überein, da der Dienstplan die programmierten Tage anzeigt, während die Zähler die HR-Korrekturen integrieren.
Abwesenheitsantrag über Chronos stellen
Der Antrag erfolgt direkt in der Anwendung. Man wählt die Art der Abwesenheit, die Daten aus und bestätigt. Der Gesundheitsmanager erhält den Antrag und akzeptiert oder lehnt ihn im Tool ab. Für Abwesenheiten, die in Chronos verwaltet werden, ist kein Papierformular erforderlich, was die Hin- und Herfahrten zum Dienstplanbüro vermeidet.
Ein Punkt, den man im Auge behalten sollte: Wenn der Antrag länger als ein paar Tage aussteht, sollte man den Gesundheitsmanager direkt ansprechen, anstatt einen zweiten Antrag in Chronos zu senden. Duplikate erschweren die Bearbeitung auf der Seite des HR-Managers.
Vergessenes Passwort oder gesperrtes Konto: die Möglichkeiten im CHU Clermont-Ferrand
Der häufigste Fall bleibt das vergessene Passwort. Das Authentifizierungsportal des CHU bietet manchmal ein Verfahren zur Rücksetzung per E-Mail an, vorausgesetzt, die berufliche E-Mail-Adresse ist mit dem Konto verknüpft.
Wenn diese Option nicht funktioniert (E-Mail nicht angegeben, Konto nach mehreren Versuchen gesperrt), muss der IT-Support des CHU kontaktiert werden. Am schnellsten geht es über das Kontaktformular oder das Telefon des IT-Services während der Bürozeiten. Am Wochenende oder nachts ist die Unterstützung selten sofort verfügbar.
Für Mitarbeiter, die in Schichten arbeiten, besteht eine Umgehungslösung darin, den Gesundheitsmanager zu bitten, den Dienstplan oder den Saldo der Zähler über seinen eigenen Zugang zu Chronos einzusehen. Dies ist nicht ideal in Bezug auf die Autonomie, hilft aber, bis die Rücksetzung erfolgt.
Netzwerksicherheit und bewährte Praktiken für Krankenhauspersonal
Die Verschärfung des Zugangs zu den Krankenhauswerkzeugen ist eine Realität: Gesundheitseinrichtungen sind regelmäßige Ziele von Cyberangriffen in Frankreich. Die nationalen Empfehlungen zur Cybersicherheit verpflichten die Krankenhäuser, den Schutz der Daten ihrer Mitarbeiter und Patienten zu verstärken.
Auf Seiten der Mitarbeiter gibt es einige Reflexe, die die Risiken begrenzen:
- Das Passwort für Chronos niemals in einem gemeinsam genutzten Browser oder an einem öffentlichen Arbeitsplatz in einem Dienst speichern.
- Ein Passwort verwenden, das sich von dem der persönlichen E-Mail unterscheidet.
- Sich nach der Konsultation systematisch vom Portal abmelden, auch auf dem Smartphone.
Ein kompromittiertes Konto kann Zugang zu den persönlichen und sozialen Daten des Mitarbeiters geben (Arbeitszeiten, Adresse, administrative Situation). Die Wachsamkeit in diesem Punkt schützt sowohl den Mitarbeiter als auch die Einrichtung.
Der CHU von Clermont-Ferrand, wie die anderen Einrichtungen des GHT, entwickelt seine Zugangsverfahren regelmäßig weiter. Wenn die IT-Abteilung eine E-Mail sendet, die eine Änderung des Verfahrens zur Verbindung ankündigt, sollte man diese lesen, bevor man den nächsten Versuch unternimmt, um die meisten Blockierungen zu vermeiden.
