Een nachtagent die zijn dienst om 6 uur beëindigt en zijn RTT-saldo wil controleren voordat hij de locatie verlaat, stuit vaak op een bureau dat al bezet is door de zorgmanager. Vanaf een persoonlijk smartphone kan de verbinding met het extranetportaal van het CHU van Clermont-Ferrand soms zonder uitleg blokkeren. Dit soort dagelijkse wrijving betreft de meerderheid van de niet-medische medewerkers die Chronos Santé gebruiken om hun planningen en werkuren te raadplegen.
Extranetportaal van het CHU Clermont-Ferrand: wat vastloopt bij de verbinding
Toegang tot Chronos verloopt via het authenticatieportaal van het CHU, gehost op het domein extranet.chu-clermontferrand.fr. Men voert zijn gebruikersnaam (meestal het personeelsnummer) en zijn wachtwoord in. Op het interne netwerk van het ziekenhuis is de verbinding direct.
Het probleem doet zich voor wanneer men probeert verbinding te maken vanuit het buitenland. Franse ziekenhuizen voeren geleidelijk multi-factor authenticatie in voor externe toegang. Concreet kan een tweede factor (code verzonden via SMS, applicatie zoals Microsoft Authenticator of OTP-code) vereist zijn voor elke verbinding buiten het interne netwerk.
Bij het CHU van Clermont-Ferrand variëren de reacties hierover: sommige medewerkers melden directe toegang vanuit hun huis, terwijl anderen stuiten op een extra validatieverzoek. Deze discrepantie wordt verklaard door de geleidelijke uitrol van MFA afhankelijk van de diensten en de toegangspersonen die door de DSI zijn geconfigureerd.
Om toegang te krijgen tot Chronos CHU Clermont-Ferrand zonder blokkering, bespaart men tijd door zijn toegang voor te bereiden voordat men de eerste poging buiten de site doet, in plaats van de procedure op een zondagavond te ontdekken.
Bereid uw toegang tot Chronos Santé voor voordat u voor het eerst op afstand inlogt
De meeste inlogproblemen komen voort uit een verkeerd geconfigureerd account vooraf. Voordat men het ziekenhuis verlaat, kunnen drie controles helpen om blokkering op afstand te voorkomen.
- Controleer of uw mobiele telefoonnummer correct is ingevuld in het HR-adresboek van het CHU, want dit nummer ontvangt de validatiecode als MFA is geactiveerd voor uw profiel.
- Test een eerste verbinding met het extranetportaal vanaf een interne werkplek om te controleren of het wachtwoord werkt, en wijzig vervolgens het tijdelijke wachtwoord als de DSI er een heeft toegewezen bij het openen van het account.
- Installeer de door het CHU aanbevolen authenticatie-app (Microsoft Authenticator in de meeste gevallen) op uw persoonlijke telefoon en koppel deze aan uw medewerkersaccount voordat u het interne netwerk verlaat.
- Noteer het exacte adres van het portaal in uw favorieten: een typfout in de URL leidt naar een generieke foutpagina die het juiste adres niet aangeeft.
Deze stappen lijken voor de hand liggend, maar men constateert dat de meerderheid van de tickets die bij de IT-ondersteuning van het CHU zijn geopend, betrekking hebben op wachtwoordproblemen of een niet-geconfigureerde tweede factor.
Navigeer door Chronos Santé: planning, saldo en afwezigheidsverzoeken
Eenmaal ingelogd, verzamelt de interface van Chronos Santé de werkuren van de medewerker. De software, uitgegeven door Asys, dekt de behoeften van zowel niet-medische als medische medewerkers van het CHU van Clermont-Ferrand. De instelling heeft 1.932 bedden verspreid over 3 locaties, en Chronos beheert de planningen voor het gehele gebied, inclusief de instellingen van het GHT Allier-Puy-de-Dôme.
Raadpleeg uw planning en uw tellers
Het hoofdscherm toont de maandplanning met de uren die zijn goedgekeurd door de zorgmanager. De tellers (overuren, RTT, jaarlijkse vakanties) verschijnen in samenvatting. De gegevens worden bijgewerkt na goedkeuring door de zorgmanager, niet in real-time: een vertraging van enkele dagen is normaal na een wijziging in de planning.
Om een saldo te controleren voordat u een verzoek indient, raadpleegt u het tabblad tellers in plaats van handmatig op de planning te tellen. De twee komen visueel niet altijd overeen, omdat de planning de geprogrammeerde dagen weergeeft, terwijl de tellers de HR-regularisaties integreren.
Dien een afwezigheidsverzoek in via Chronos
Het verzoek wordt rechtstreeks in de applicatie gedaan. Men selecteert het type afwezigheid, de data en valideert. De zorgmanager ontvangt het verzoek en accepteert of weigert het in de tool. Er is geen papieren formulier nodig voor afwezigheden die in Chronos worden beheerd, wat de heen-en-weer beweging naar het planningsbureau voorkomt.
Een punt om in de gaten te houden: als het verzoek langer dan enkele dagen in afwachting blijft, neem dan rechtstreeks contact op met de zorgmanager in plaats van een tweede verzoek in Chronos te sturen. Dubbele verzoeken bemoeilijken de verwerking aan de kant van de HR-beheerder.
Verloren wachtwoord of geblokkeerd account: de mogelijkheden bij het CHU Clermont-Ferrand
Het meest voorkomende geval is het vergeten wachtwoord. Het authenticatieportaal van het CHU biedt soms een procedure voor reset via e-mail, op voorwaarde dat het professionele e-mailadres aan het account is gekoppeld.
Als deze optie niet werkt (e-mail niet ingevuld, account vergrendeld na meerdere pogingen), moet men contact opnemen met de IT-ondersteuning van het CHU. De snelste manier is om via het contactformulier of de telefoon van de IT-dienst tijdens kantooruren te gaan. In het weekend of ‘s nachts is de hulp zelden onmiddellijk.
Voor medewerkers die in onregelmatige diensten werken, bestaat er een omweg door de zorgmanager te vragen om de planning of het saldo van de tellers vanuit zijn eigen Chronos-toegang te raadplegen. Dit is niet ideaal qua autonomie, maar het biedt een oplossing in afwachting van de reset.
Netwerkbeveiliging en goede praktijken voor ziekenhuispersoneel
De versterking van de toegang tot ziekenhuistools is een reactie op een realiteit: gezondheidsinstellingen zijn regelmatig doelwitten van cyberaanvallen in Frankrijk. De nationale aanbevelingen voor cyberbeveiliging verplichten ziekenhuizen om de bescherming van de gegevens van hun medewerkers en patiënten te versterken.
Vanuit het perspectief van de medewerker beperken enkele reflexen de risico’s:
- Bewaar uw Chronos-wachtwoord nooit in een gedeelde browser of op een openbare werkplek in een dienst.
- Gebruik een wachtwoord dat verschilt van dat van uw persoonlijke e-mail.
- Log altijd uit van het portaal na raadpleging, ook op smartphone.
Een gecompromitteerd account kan toegang geven tot de persoonlijke en sociale gegevens van de medewerker (uren, adres, administratieve situatie). Waakzaamheid op dit punt beschermt zowel de medewerker als de instelling.
Het CHU van Clermont-Ferrand, net als de andere instellingen van het GHT, past regelmatig zijn toegangsprocedures aan. Wanneer de DSI een e-mail stuurt met de aankondiging van een wijziging in de inlogprocedure, is het raadzaam deze te lezen voordat men de volgende keer probeert in te loggen om de meeste blokkeringen te voorkomen.
